Guia passo a passo. WhatsApp Business para o teu negócio

É a app do WhatsApp feita para negócios: tem um perfil com o horário e a morada, mensagens automáticas para quando não podes responder, respostas rápidas e um catálogo com os teus serviços ou produtos. É grátis. Neste guia vês como a instalar, o que configurar primeiro e como pôr o teu WhatsApp no site, nas redes sociais e no balcão.

Se trabalhares comigo, ponho o botão do WhatsApp no teu site, com a mensagem já escrita, e ajudo-te a configurar o perfil, as mensagens automáticas e o catálogo. Se quiseres, fazemos isso juntos por videochamada, comigo a acompanhar.

Quanto custa

A app WhatsApp Business descarrega-se e usa-se de graça, no Android e no iPhone. Não precisas de ter Facebook nem Instagram. Há extras pagos, que são opcionais:

Subscrições da Meta (Verificação Meta, agora a passar para o Meta One): dão o distintivo azul, mais aparelhos ligados ao mesmo número e mais apoio. Na página da Meta os preços estão em dólares; confirma na app se já existem em Portugal e quanto custam.
Mensagens pagas para muitos clientes de uma vez (o WhatsApp chama-lhes mensagens partilhadas de empresas), que ainda não estão em todos os países.
A Plataforma do WhatsApp Business, ligada a programas de atendimento, é outra coisa: é para empresas médias e grandes e paga-se por mensagem.

Antes de começar: que número usar

O mesmo número do teu WhatsApp pessoal: podes passar a conta para a app Business, com as conversas e os ficheiros. Faz uma cópia de segurança antes. Mas um número só pode estar numa app de cada vez: se quiseres manter o WhatsApp pessoal à parte, usa-o com outro número.
Um número fixo: também serve, mas só na app Business. O código chega por chamada (carrega em Liguem-me). Não servem números com extensão, números gratuitos, de valor acrescentado nem números de internet (VoIP).
Cada conta tem um só número. Se um dia voltares ao WhatsApp normal, perdes o catálogo.

Passo 1: instalar e criar o perfil

Descarrega a app WhatsApp Business na Google Play ou na App Store e carrega em Concordar e continuar.
Confirma o número com o código de 6 dígitos, por SMS ou por chamada. Pode demorar até 10 minutos a chegar.
Escreve o nome do negócio e segue os passos: categoria, horário, fotografia, morada, site e descrição. O que não tiveres à mão, podes saltar e preencher depois.

Para mudar o perfil mais tarde, vai ao separador Ferramentas e a Perfil. O que convém preencher:

Nome: o nome real do negócio. O WhatsApp pede que não esteja todo em maiúsculas (a não ser siglas), sem emoji nem símbolos, que não seja só o nome de uma pessoa, uma palavra genérica ou uma localidade, e que não tenha a palavra "WhatsApp".
Categoria: até 3. Se não encontrares a tua, escolhe Outra empresa.
Horário de expediente: Aberto durante as horas indicadas, Sempre aberto ou Só por marcação. É ele que decide quando sai a mensagem de ausência (passo 2).
Morada da empresa: se vais ter com os clientes, escolhe Esta empresa não tem uma localização física e define a zona onde trabalhas.
Fotografia de perfil (o logótipo), foto de capa, descrição, e-mail, site e as tuas páginas do Facebook e do Instagram.
Nome de utilizador: é novo e opcional, e está a chegar aos poucos. Aparece com @ e deixa os clientes escreverem-te pelo nome, sem precisarem do número (o número continua visível no perfil). Se já te aparecer, reserva o teu em Nome de utilizador, Reservar nome de utilizador.

Atenção: o perfil e o catálogo veem-se por qualquer pessoa que tenha o teu número guardado.

Passo 2: as mensagens automáticas

Mensagem de saudação: chega a quem te escreve pela primeira vez, ou depois de 14 dias sem falarem. Em Ferramentas, Mensagem de saudação, liga Enviar mensagem de saudação, escreve o texto e escolhe os Destinatários (por exemplo, Todos que não sejam contactos, para não a mandares a quem já conheces).
Mensagem de ausência: responde quando não estás. Em Ferramentas, Mensagem de ausência, liga Enviar mensagem de ausência e, em Envio programado, escolhe Enviar sempre, Períodos personalizados (por exemplo, nas férias) ou Fora do horário de expediente, que usa o horário do perfil.
Respostas rápidas: textos que usas muitas vezes, como o horário, os preços ou a morada, para não os escreveres sempre de novo. Crias até 50, cada um com um atalho; numa conversa, escreves "/" e escolhes. Por exemplo, /horario ou /morada.

Um exemplo de mensagem de ausência, para adaptares:

Olá! Obrigado pela mensagem. Neste momento estamos fechados, mas respondemos amanhã a partir das 9h. Se quiseres marcar já, podes fazê-lo aqui: (o link da tua página de marcações)

Se ligares o agente de IA da Meta ou os eventos automáticos, onde existirem, a saudação e a ausência desligam-se sozinhas.

Passo 3: organizar as conversas e avisar os clientes

Listas (antes chamavam-se etiquetas): até 20, para separares as conversas, por exemplo "Novo cliente", "Marcação feita" ou "Por pagar".
Listas de envio: mandas a mesma mensagem a até 256 contactos de uma vez, e cada um recebe-a como uma conversa normal. Só recebe quem tem o teu número guardado. Não funcionam no computador.
Estados: fotografias, vídeos ou textos que desaparecem ao fim de 24 horas. Também podes partilhar lá o catálogo.

Regra importante: só podes escrever a quem te deu o número e aceitou ser contactado. Mensagens não pedidas contam como spam e podem levar ao bloqueio da conta.

Passo 4: o catálogo

Mostra os teus serviços ou produtos dentro do WhatsApp, com fotografias. Em Ferramentas, Catálogo, Adicionar novo item:

Adicionar fotos e vídeos: até 10 por artigo (cada vídeo até 50 MB).
O nome e o país de origem são obrigatórios. O preço, a descrição, a ligação para o teu site e um código são opcionais (o preço só existe em alguns países).
Cada artigo só aparece depois de o WhatsApp o aprovar. Podes juntá-los em Coleções, por exemplo "Rosto" e "Corpo".
Para enviar um artigo ou o catálogo inteiro: Partilhar, Copiar ligação ou Adicionar ao meu estado.

Quem vende produtos que o WhatsApp não permite (por exemplo, medicamentos ou suplementos) não pode usar o catálogo, mas pode usar as mensagens.

Passo 5: o teu WhatsApp no site, nas redes e no balcão

Ligação curta: o link do teu WhatsApp, que a app cria sozinha. Em Ferramentas, Ligação curta, Copiar ligação. Aberta num navegador, mostra uma página do teu negócio com o botão Ir para a conversa.
Código QR: no mesmo sítio, Ver código QR. Podes juntar uma mensagem já escrita, até 140 carateres, que o cliente ainda pode mudar antes de enviar. Para pôr ao balcão, na montra ou nos cartões, o WhatsApp recomenda imprimi-lo com 8 cm por 8 cm.
Link com a mensagem já escrita: é o que se usa nos botões dos sites. Escreve-se assim, com 351 e o teu número, sem espaços, sem o + e sem zeros no início; o texto vai depois de ?text=, com %20 no lugar dos espaços.

https://wa.me/351XXXXXXXXX
https://wa.me/351XXXXXXXXX?text=Olá%20gostava%20de%20marcar%20uma%20hora

Facebook e Instagram: em Ferramentas, Facebook e Instagram, associas a tua Página do Facebook (aparece um botão do WhatsApp) e a tua conta profissional do Instagram (aparece um botão para te escreverem no WhatsApp).
Perfil de empresa no Google: em algumas regiões, a Google deixa pôr o WhatsApp no perfil do negócio, para te escreverem a partir da Pesquisa e do Google Maps. Vê no guia do teu negócio no Google como criar o perfil.

Passo 6: no computador e com a equipa

Podes usar o WhatsApp do negócio no computador, em web.whatsapp.com (abre noutro separador) ou na app para Windows e Mac, e noutro telemóvel: em Dispositivos associados, Associar um dispositivo.
Sem subscrição, ligas até 4 aparelhos além do telemóvel, por isso a equipa pode responder com o mesmo número.
Os aparelhos desligam-se se o telemóvel principal ficar mais de 14 dias sem ser usado. As listas de envio e os estados só funcionam no telemóvel principal.

O que pode levar ao bloqueio

Escrever a quem não te deu o número ou não aceitou ser contactado, e mandar mensagens em massa não pedidas.
Vender produtos que o WhatsApp não permite.
Pedir aos clientes o número do cartão, da conta bancária ou do documento de identificação.

Se a conta for bloqueada, aparece um aviso no ecrã e, muitas vezes, o botão Pedir revisão. A maioria dos pedidos é vista em 24 horas. Se o botão não aparecer, a decisão é final.

Perguntas

O WhatsApp Business é grátis?

É. A app descarrega-se e usa-se de graça, no Android e no iPhone. Só são pagos alguns extras opcionais, como as subscrições da Meta e as mensagens enviadas a muitos clientes de uma vez.

Posso usar o meu número pessoal no WhatsApp Business?

Podes passar a conta para a app Business, com as conversas e os ficheiros. Mas o mesmo número não pode estar nas duas apps ao mesmo tempo: para teres o WhatsApp pessoal à parte, precisas de outro número.

Posso usar o número fixo do negócio?

Podes, mas só na app WhatsApp Business. O código de confirmação chega por chamada. Não servem números com extensão, gratuitos, de valor acrescentado nem de internet.

Como ponho uma resposta automática quando estou fechado?

Em Ferramentas, Mensagem de ausência: liga Enviar mensagem de ausência e escolhe Fora do horário de expediente. Antes, põe o horário no perfil.

Quantas pessoas podem responder no WhatsApp do negócio?

Além do telemóvel principal, podes ligar até 4 aparelhos, como o computador da receção ou o telemóvel de uma pessoa da equipa. Com uma subscrição da Meta podem ser mais.

Como faço o link do WhatsApp para o meu site?

Na app, em Ferramentas, Ligação curta, copias o link do teu WhatsApp. Para um botão com a mensagem já escrita, usa https://wa.me/ seguido de 351 e do teu número, e o texto depois de ?text=.

Preferes que trate disto contigo?

Ponho o botão do WhatsApp em todas as páginas do teu site, com a mensagem já escrita, e configuro contigo o perfil, a saudação, a ausência, as respostas rápidas e o catálogo. Com as mensagens automáticas e as respostas rápidas, os clientes têm resposta mesmo quando não podes atender, e tu deixas de escrever sempre o mesmo. Se quiseres, fazemos tudo por videochamada, comigo a acompanhar passo a passo.

Falar comigo no WhatsApp (abre o WhatsApp) Ver o que faço

Sobre este guia: é informação geral, escrita a partir das fontes oficiais indicadas abaixo, na data que lá aparece. As regras, os preços e os prazos podem mudar entretanto. Não substitui o conselho de um profissional para o teu caso (um advogado, um contabilista ou, nas marcas, um Agente Oficial da Propriedade Industrial). Antes de decidires ou de pagares alguma coisa, confirma sempre nas fontes oficiais.

Fontes